Pokud hledáte práci, je velká šance, že někdy budete muset zaslat životopis a motivační dopis vedoucímu náboru prostřednictvím e-mailu. Při rozhodování o tom, jak přistupovat k procesu zasílání těchto důležitých dokumentů e-mailem, je důležité vzít v úvahu preference příjemce i výzvy, kterým můžete čelit při odesílání formátovaného dokumentu prostřednictvím e-mailu.
Preferovaný způsob podání
Životopisy a motivační dopisy lze efektivně zasílat v těle e-mailové zprávy nebo jako přílohy souborů. Nejjednodušší možností je obvykle zahrnout průvodní dopis do těla e-mailu s životopisem jako přílohu PDF, ale to není to, co preferují všichni lidé nebo společnosti.
Související články- Příklady průvodního dopisu o vysoké škole
- Jak napsat velký motivační dopis
- Ukázky životopisů, které ukazují, jak se prodat
Odpověď na reklamu
Pokud odpovídáte na oznámení o úloze, které požaduje zaslání životopisu a motivačního dopisu prostřednictvím e-mailu, pozorně se podívejte na text, abyste zjistili, zda je zadán preferovaný formát. Postupujte přesně podle uvedených pokynů, jinak můžete být vyloučeni z posouzení.
- Pokud pokyny specifikují zahrnutí vašich informací například do těla e-mailu, neodesílejte přílohu. Některé společnosti nepřijímají přílohy od lidí mimo jejich společnost a takové dokumenty se dokonce nemusí dostat přes spamový filtr firmy.
- Pokud oznámení vyžaduje, aby byl jeden nebo oba dokumenty předloženy jako přílohy, postupujte podle těchto pokynů. Osoba, která dostává e-maily, může jednoduše tisknout přílohy jménem osoby, která je bude prověřovat, aby připravila rozhovory.
Obecné obnovení životopisu
Pokud nereagujete na oznámení o pracovní pozici, ale spíše předkládáte nevyžádaný životopis v naději, že upoutáte pozornost náborového manažera nebo personalisty, věnujte čas tomu, abyste zjistili, jaký formát je preferován.
- Pokud potkáte někoho na networkingové akci, kdo vám navrhne zaslat životopis a motivační dopis, zeptejte se ho, zda preferuje způsob odesílání dokumentů.
- Pokud posíláte svůj životopis jako „studený hovor“, který je třeba vzít v úvahu pro zaměstnání, obraťte se na společnost a zjistěte přesně, komu byste měli dokument zaslat a jakou e-mailovou adresu použít a jaký formát je preferován.
Možnosti odeslání
Jakmile znáte preference osoby nebo organizace, kterou kontaktujete, budete moci připravit svůj životopis a motivační dopis, které budou odeslány e-mailem. Na základě těchto předvoleb budete mít jednu ze čtyř možností.
- Průvodní dopis v těle e-mailu, pokračovat jako příloha
- Průvodní dopis a životopis v těle e-mailu
- Průvodní dopis a životopis jako samostatné přílohy
- Průvodní dopis a pokračování ve stejném dokumentu jako jedna příloha
Průvodní dopis
Tělo e-mailu
Průvodní dopisy, které budou zahrnuty do textu e-mailu:
- Připravte si motivační dopis v aplikaci Word nebo jiném programu pro zpracování textu.
- Před kopírováním a vložením do editoru e-mailů jej důkladně zkontrolujte a zkontrolujte pravopis.
- Pomocí kláves se šipkami a klávesou Return proveďte veškerá potřebná nastavení mezer, aby struktura odstavce zůstala nedotčena.
- Pokud do těla e-mailu vkládáte motivační dopis i životopis, měl by se motivační dopis zobrazit jako první.
Příloha
Pro přílohy motivačního dopisu:
jak odstranit oxidaci z hliníku
- Připravte si dopis ve svém oblíbeném textovém editoru stejně jako jakýkoli obchodní dopis.
- Korektura a kontrola pravopisu před dokončením dokument důkladně zkontrolujte.
- Zajistěte, aby byl formát vizuálně přitažlivý a pokud bude vytištěn, bude vypadat atraktivně; ujistěte se, že to vypadá dost dobře, abyste mohli posílat poštu na papír.
- Před připojením dopisu k e-mailové zprávě zkonvertujte dopis na dokument PDF, abyste si byli jisti, že jej příjemce může otevřít a zobrazit jej tak, jak jste zamýšleli.
- Použijte popisný název souboru, například vaše jméno a frázi „průvodní dopis“.
- Připojte dopis k e-mailové zprávě pomocí příslušného příkazu v editoru e-mailů, který je obvykle připojen k ikoně, která vypadá jako kancelářská sponka.
Životopis
Tělo e-mailu
Pro životopisy, které jsou obsaženy v těle e-mailu:
- Pokud váš životopis směřuje do těla e-mailové zprávy, je pravděpodobné, že je i váš motivační dopis. Průvodní dopis by měl být první a je nejlepší vložit řádek na konec dopisu, aby se oddělil od životopisu.
- Vytvořte svůj životopis v dokumentu textového editoru a před přesunutím do šablony e-mailu jej pečlivě zkontrolujte.
- Naformátujte dokument tak, aby karty nebyly potřeba (protože se pravděpodobně neshodují tak, jak jste zamýšleli v počítači příjemce).
- Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je umístit nadpisy na levém okraji tučným textem přímo nad textové části, které popisují.
- Alternativně můžete svůj životopis nastavit uvnitř tabulky, i když budete chtít udělat obrysy buňky neviditelnými, pokud tak učiníte. Tímto způsobem zachováte mezery i při přenosu zprávy.
- Zkopírujte svůj životopis do šablony e-mailu.
- Pošlete jej e-mailem, abyste zjistili, zda to po přijetí vypadá dobře. Pokud to vypadá dobře pro vás, pošlete to několika přátelům, kteří používají jiné e-mailové systémy než vy, abyste získali dobrou představu o tom, jak to bude vypadat pro příjemce.
Příloha
U životopisů odesílaných jako příloha:
- Když posíláte svůj životopis jako přílohu, můžete být při formátování kreativnější, než kdyby byl přenášen v textu e-mailu.
- Vytvořte svůj životopis ve svém oblíbeném programu pro zpracování textu a podle potřeby jej nastavte pomocí nadpisů, karet a odrážek.
- Pečlivě proveďte korekturu dokumentu a nezapomeňte zkontrolovat všechny typy chyb (pravopis, gramatiku, styl, jasnost, přesnost atd.).
- Pokud jste si jisti, že je dokument správný, dokončete jej pro odeslání převedením do souboru PDF, abyste si byli jisti, jak bude dokument vypadat pro osobu, která jej obdrží.
- Použijte popisný název souboru, například „resumé Boba Jonese“ (pomocí vašeho jména).
- Připojte jej k e-mailové zprávě pomocí příslušného příkazu v editoru e-mailů, který obvykle představuje ikona sponky na papír.
Kombinovaný motivační dopis / životopis
Při kombinování motivačního dopisu a životopisu do jednoho dokumentu, který bude odeslán jako příloha:
- Vytvořte písmeno ve svém oblíbeném textovém editoru a ujistěte se, že je naformátováno tak, aby vypadalo dobře, kdybyste jej vytiskli.
- Vložte konec stránky do dolní části dopisu.
- Pod koncem stránky buď vytvořte svůj životopis, nebo jej zkopírujte z jiného dokumentu.
- Pečlivě kontrolujte a ujistěte se, že oba dokumenty jsou dobře napsané, přesné a bez chyb.
- Převeďte hotový dokument do formátu PDF, abyste se ujistili, že formátování zůstane tak, jak jste jej nastavili bez ohledu na to, jaký software používá osoba, která jej prohlíží.
- Připojte jej k e-mailové zprávě.
Konverze PDF pro přílohy
Pokud odesíláte buď dokument (nebo oba) jako přílohu, nevynechávejte krok převodu životopisu nebo motivačního dopisu do formátu PDF. Pokud to neuděláte, riskujete, že budete mít svou tvrdou práci negovanou okraji, které jsou na počítači příjemce nastaveny odlišně, nebo že bude dokument nečitelný, protože jde někomu, kdo nemá aplikaci pro zpracování textu, která je kompatibilní s vaší.
Pokud vám váš textový editor nedává možnost použít funkci „Uložit jako“ k převodu dokumentů na soubory PDF a použít je jako přílohy, můžete si stáhnout PrimoPDF , bezplatný program pro převod, který se snadno používá.
Text zprávy pro přílohy
Pokud posíláte životopis i motivační dopis jako přílohy, ať už jsou v jednom souboru nebo ve dvou, budete muset do textu své e-mailové zprávy vložit nějaký text. Pokud byste chtěli poslat prázdnou zprávu s jednou nebo dvěma přílohami, mohlo by to být spouštěč spamových filtrů, které by vaši zprávu vyloučily, a také by to mohlo příjemci zabránit v pohodlném otevírání příloh, i když vaše zpráva projde. Zvažte zahrnutí textu v duchu:
Pane Smithi,
Přečtěte si přiložený životopis a motivační dopis zaslaný jako odpověď na vaši reklamu na CareerBuilder pro administrativního asistenta.
Pozdravy,
Sally Někdo
jak se rozdělit podle příkladů textu
Tipy k předmětu
Výběr vhodného předmětu pro váš životopis a motivační dopis je stejně důležitý jako kvalita samotných dokumentů. Vyberte řádek předmětu, který příjemci usnadní vyhledání vaší korespondence v jeho doručené poště. Pokud reagujete na konkrétní otevření, zvažte něco jako „John Doe - aplikace účetního úředníka“. Pokud nereagujete na reklamu, mohlo by být vhodné něco jako „Jill Alltrades - životopis k zvážení“. Klíčem je zahrnout vaše jméno a poskytnout náhled účelu zprávy.
