Jak vaše podnikání roste, psaní formálních obchodních zpráv je nevyhnutelné. Tyto zprávy se týkají více než čísel a faktů. Jsou tváří vaší společnosti a musí být profesionální a dobře napsané, aby zanechaly nejlepší dojem. Bez ohledu na obsah nebo publikum existuje základní metoda, kterou můžete při vytváření sestavy použít.
7 kroků k napsání obchodní zprávy
Úspěšné zprávy vyžadují plánování, abyste mohli informace sdělit jasně. Pokud má vaše společnost uloženy předchozí obchodní zprávy, které považovala za úspěšné, zkontrolujte je a získejte představu o tom, co by mohla hledat. Ať už jsou k dispozici příklady předchozích zpráv, při vytváření obchodní zprávy postupujte podle těchto pokynů.
Související články- Základní obchodní kancelářské potřeby
- Úloha administrativního asistenta
- Rozvržení poznámky
1. Určete účel zprávy
Existuje mnoho typů obchodních zpráv. Prvním krokem je zjistit, proč píšete zprávu. Je tato zpráva pro představenstvo společnosti? Je to?výroční finanční zprávapro akcionáře? Píšetezpráva k posouzení zaměstnance? Je to?zpráva o nehoděv souvislosti s pracovním úrazem? Pochopení důvodu zprávy vám pomůže vybrat potřebné informace pro zamýšlené publikum.
kolik kliků mám udělat
2. Identifikujte a přizpůsobte se publiku
Váš styl psaní by měl respektovat vaše publikum. Vzdělávací úroveň psaní by se měla shodovat s těmi, kdo budou zprávu číst. Zaměstnanci nemusí potřebovat všechna data, která mohou potřebovat vedoucí pracovníci společnosti. Vnější organizace nemusí potřebovat přístup k jakýmkoli informacím, které vaše společnost považuje za klasifikované. Zpráva může být zaslána několika divákům najednou; možná budete muset začlenit obavy každé skupiny do jedné nebo možná napsat více než jednu verzi, abyste se zaměřili na každé publikum.
3. Shromažďujte a organizujte výzkum
Shromážděte všechna data, která budou zahrnuta do zprávy. To může zahrnovat několik věcí:
- Zprávy o prodeji
- Projekce
- Zprávy o docházce
- Výdaje
- Finanční výkazy
- Statistiky produkce
Možná budete muset shromáždit další údaje, jako jsou rozhovory,analýza zákazníka, nebo informace o konkurenci pro úplnější zobrazení. Nezapomeňte také, že budete muset vysvětlit metody a postupy, které jste použili pro shromažďování údajů. To zvyšuje důvěryhodnost zjištění a umožňuje čtenářům důvěřovat vašim informacím.
4. Proveďte analýzu
V tomto okamžiku musíte vzít data, která máte, a pochopit to všechno. Již jste určili důvody pro napsání této zprávy - nyní byste měli vzít údaje a pokusit se je řešit. Interpretujte data, pochopte, co tato data znamenají a jak mohou být užitečná pro čtenáře. Na jaké otázky data odpovídají?
pokud rezignujete, máte nárok na nezaměstnanost
- Theanalýzaje klíčovou součástí obchodní zprávy; pomocí této analýzy byste měli být schopni nabídnout závěry a doporučení. Například v případě expanze byste chtěli vyhodnotit náklady na expanzi a očekávané výnosy. Rovněž byste se podívali na důvody expanze, jako je zvýšení poptávky a dlouhodobé cíle pro společnost, jakož i relevantní silné, slabé stránky, příležitosti a hrozby prostřednictvímSWOT analýza.
- Pro snazší čtení budete možná muset vytvořit grafy, tabulky nebo grafy pro svá data a analýzu. To dává čtenářům čísla nebo odrážky ve snadné formě; může také pomoci, pokud musíte se zprávou vytvořit prezentaci.
5. Naformátujte zprávu
Po provedení průzkumu a analýze dat je dalším krokem formátování zprávy. Většina obchodních zpráv obsahuje konkrétní oddíly; můžete vyvinoutobryskterý zahrnuje data z každé z těchto částí.
- Shrnutí - Toto je souhrn klíčových bodů zprávy včetně doporučení.
- Úvod - Toto podrobně vysvětluje, proč se zpráva píše.
- Zjištění / údaje - Obsahuje průzkum, analýzu a veškeré grafy a grafy.
- Závěry - Tato část obsahuje shrnutí části zjištění.
- Doporučení s - Jaké jsou návrhy na základě zjištění a závěrů ve zprávě?
Při vytváření osnovy byste měli vytvořit seznam důležitých témat a podtémat a poté je uspořádat do logického pořadí. Většina sestav funguje nejlépe s tematicky podtématickou organizací, ale pokud to vyhovuje vašim datům, použijte jiný formát.
6. Zapište si to
Pomocí svého obrysu jako rámce můžete poté napsat hrubý návrh zprávy pomocí informací, které jste prozkoumali nebo analyzovali. Cílem je dostat své myšlenky a klíčové body na papír - tato verze ještě nemusí být gramaticky dokonalá nebo správně naformátovaná. Papír můžete upravit později.
7. Projděte si hlavní body ve shrnutí
Shrnutí lze napsat jako poslední ve zkrácené verzi celkové zprávy; mnoho lidí čeká, až bude práce hotová, než napíše tento přehled. Tento souhrn by měl obsahovat:
- Stručné prohlášení o účelu zprávy : Ukázkový začátek může být: „Naše společnost vypadá, že rozšíří své aktivity do nových teritorií. Tato zpráva hodnotí naše současné schopnosti a to, co by bylo potřeba k přesunu do dalších oblastí. “
- Důležité základní informace : Příklad základních informací může být: „Společnost XYZ v současné době prodává výrobky a služby v oblasti tří států a zaměstnává 300 lidí. Každý další přidaný stát by vyžadoval kapitál 500 000 $ a dalších 75 pracovníků. “
- Klíčová zjištění nebo data : Pomocí informací, které jste uvedli ve své zprávě, byste měli poukázat na klíčové analýzy, které chcete, aby čtenář věděl. Například: „Pro expanzi do dalších 2 států by společnost XYZ musela najmout dalších 150 pracovníků a postavit 2 nové továrny. Předpokládá se, že každá továrna přinese první rok po dokončení tržby 750 000 $. “
- Klíčové závěry : V této části byste měli shrnout, co tato zjištění říkají. Například by bylo důležité říci: „Získání potřebných položek by vyžadovalo investiční výdaje ve výši 1 milion USD a 3 měsíce na dokončení stavby. Předpokládané příjmy z této expanze jsou 1,5 milionu dolarů. “
- Nejdůležitější doporučení : Uveďte doporučení. Co by měla společnost dělat s informacemi, které jste uvedli ve zprávě? Příkladem je „Společnost XYZ by měla plánovat expanzi do 2 států a vyčlenit 1 milion USD na očekávanou stavbu.“
Shrnutí by mělo mít dostatek informací k tomu, kde by zaneprázdněný vedoucí pracovník mohl přečíst tu část zprávy a mít dobrou představu o samotném příspěvku. V některých případech může být shrnutím vše, co je přečteno. V ideálním případě by shrnutí mělo mít délku stránky nebo méně. Zkontrolujte topříklad shrnutípro vedení.
Běžné obchodní zprávy, kterým je třeba se vyhnout
Při psaní obchodní zprávy je třeba se vyhnout některým obecným problémům.
- Nezapomeňte na svůj jazyk: Udržujte jazyk formální, abyste si zachovali slušnost.
- Slovnost: Buďte struční. Nepoužívejte deset slov, pokud budou dvě.
- Příliš mnoho žargonu: Nepoužívejte jej, pokud se mu můžete vyhnout. Pokud musíte použít žargon, definujte termín při prvním použití.
Zajistěte, aby vaše zpráva byla plynulá a aby všechny údaje, závěry a doporučení do sebe navzájem zapadaly. Čtenář by měl být schopen řídit se úvahou, která ukazuje, jak jste se dostali ke svým posledním bodům.
Děkuji vám za příležitost pro dobrovolníky
Vyplňování efektivní zprávy
Po dokončení prvního konceptu je čas na revizi. Všechny obchodní zprávy budou těžit z korektury.Korekturatato zpráva vám pomůže napsat efektivní zprávu, která dosáhne cílů vaší organizace. Udělejte si čas a dávejte pozor na podrobnosti a můžete psát efektivní a profesionální obchodní zprávy.
