Po celý život bude většina lidí povinna psát formální dopisy pro různé příležitosti. Přijatý formát formálního dopisu, někdy nazývaného obchodní dopis, je přesný a musí být dodržován, aby byl brán vážně.
Jak používat ukázkový formální dopis
Stáhněte si tento upravitelný formální dopis.
Chcete-li použít ukázkové písmeno, klikněte na obrázek. V tomto okamžiku si jej můžete stáhnout do počítače pro pozdější použití nebo jej upravit podle svých potřeb a poté jej uložit a stáhnout. Chcete-li stáhnout písmeno, klikněte na obrázek a otevře se v novém okně. Poté klikněte na ikonu stahování a uložte ji do počítače.
Související články
- Jak správně adresovat dopis rodině
- Ukázkové žádosti
- Jak napsat obchodní dopis
Úprava dopisu před stažením:
- Klikněte na obrázek.
- Klikněte na oblast, kterou chcete upravit, a zvýrazněte tam text.
- Podle potřeby text změňte.
Pokud potřebujete pomoc se stažením pro tisk, totoprůvodcemůže být užitečným zdrojem.
Jak napsat formální dopis
Vědět, co psát a jak psát formální dopis, je bezpochyby dovednost, kterou budete během svého profesního života opakovaně používat. Dodržování správného formátu je stejně důležité jako to, co ve skutečnosti píšete, pokud jde o formální dopisy.
Krok 1: Shromážděte informace
Chcete-li napsat svůj dopis, budete potřebovat informace o sobě a osobě, které píšete. Budete muset uvést svou adresu a veškeré informace o vás, které podporují účel tohoto dopisu.
Informace, které potřebujete o příjemci vašeho dopisu, zahrnují:
- Celé jméno
- Název (Dr., Reverend, Mrs.)
- Název společnosti nebo organizace
- Emailová adresa
Při zasílání formálního dopisu je nejlepší zaslat jej konkrétní osobě. Pokud si nejste jisti, komu zaslat váš dopis, můžete se podívat na webové stránky společnosti nebo jim přímo zavolat. Pokud neznáte titul osoby nebo si nejste jisti, zda se jedná o muže nebo ženu, můžete jednoduše použít celé jméno osoby.
Všechny tyto informace uchovávejte na jednom místě, kde je při psaní dopisu snadno najdete. To usnadní samotný proces psaní dopisů.
Krok 2: Formátování
Pro formální dopisy existuje obecně přijímaný standardní formát. Držte se tohoto formátu a budete mít dojem, že respektujete formalitu situace a že jste si dali za cíl zkoumat formátování. The Purdue online psací laboratoř nabízí konkrétní pokyny pro formátování formálního dopisu:
- 12bodové písmo
- Times New Roman písmo
- Jednoduché řádkování
- 1,5palcové okraje
- Formát bloku
- Zarovnání doleva
- Data zapsaná jako v tomto příkladu: 14. března 1999 (s uvedením měsíce a roku obsahujícím čtyři číslice)
Krok 3: Nadpis
Nadpis zahrnuje vaši adresu a datum; do záhlaví nedáváte své jméno. Je přijatelné zahrnout do záhlaví vaši e-mailovou adresu a telefonní číslo, ale není to nutné. Nadpis je v levém horním rohu dokumentu ve formátu bloku, což znamená, že každý řádek začíná přímo pod posledním.
Pokud uvedete e-mailovou adresu, ujistěte se, že je profesionální. E-mailová adresa, jako je catsRcute@wahoo.com, bude vypadat nezralá a neprofesionální. Pokud je to možné, vytvořte e-mailovou adresu, která používá pouze vaše jméno a příjmení. Stejný standard platí i pro uvedení telefonního čísla. Uveďte pouze číslo, na kterém jste snadno dosažitelní nebo kde máte možnost zanechat zprávu.
Krok 4: Vnitřní adresa
Interní adresa obsahuje jméno a adresu osoby, které píšete. Oxfordské slovníky sdílí, že tato část vašeho dopisu by měla začínat čtyři řádky pod nadpisem. Začněte s názvem a příjmením příjemce. Pokud neznáte jméno osoby, můžete použít její titul sám, ale nejlépe je zaslat dopis konkrétní osobě. Pod jméno napíšete adresu se všemi napsanými slovy. Například byste měli použít „ulici“, nikoli zkrácenou „sv.“
Krok 5: Oslovení
Pozdrav je v podstatě pozdrav, jako když se s někým osobně setkáte a řeknete „Ahoj“. Tato část by měla začínat dva řádky pod vnitřní adresou. Nejčastěji používaný formální pozdrav, podle napsat , je „Vážený.“ Poté byste uvedli název a jméno příjemce a dvojtečku. Můžete například říci „Vážený pane Jonesi:“
Krok 6: Tělo
Tělo dopisu je vaše skutečná zpráva. Ve formálním dopise můžete mít kdekoli mezi jedním až třemi odstavci v těle, v závislosti na vašem účelu.
- První odstavec - představte sebe a svůj účel psaní
- Druhý odstavec - uveďte stručné informace podporující váš účel
- Třetí odstavec - děkuji příjemci za čas a odkaz na poskytnuté doplňkové materiály
Tělo dopisu by mělo být umístěno dva řádky pod pozdravem, takže byste jeden řádek mezi nimi přeskočili.
Krok 7: Uzavření
Závěrem je, jak se rozloučíte v dopise. Přeskočte jeden řádek za tělem a poté napište závěrek. Po vašemzávěrečná frázechcete ponechat několik řádků níže a zadejte své celé jméno. Místo, které opustíte, bude místo, kde fyzicky podepíšete dopis. Přijatelné formální uzávěrky zahrnují:
- S pozdravem
- S pozdravem
- Všechno nejlepší
Vždy sledujte uzavření čárkou.
Krok 8: Úpravy
Před odesláním je velmi důležité zkontrolovat formát, pravopis a gramatiku ve formálním dopise. Tento druh pozornosti k detailu ukazuje vaši pracovní morálku a schopnost dotáhnout do konce. Jako výchozí bod můžete použít možnost kontroly pravopisu v počítači. Jakmile to uděláte, je dobré požádat někoho jiného, aby dokument prozkoumal. Poté byste si měli dopis před dokončením ještě jednou zkontrolovat. Během úprav byste měli vy a vámi vybraný recenzent hledat následující:
- Správný pravopis a použití slov
- Správná interpunkce
- Mezery a písmo
- Používání správné gramatiky
- Tón dopisu - měl by být vřelý, zdvořilý a profesionální
- Bez slangových slov a kontrakcí
- Správný název pro příjemce
- Správné kontaktní informace pro odesílatele a příjemce
Nejlepší první dojem
Formální dopis často poskytuje první dojem z profesionála, kterého jste nepotkali. Postupujte podle standardních pokynů pro formátování a budete brát vážně a respektováni.
