Pokud nejste spokojeni se situací, produktem nebo službou, je jedním ze způsobů, jak to vyřešit, napsání formálního dopisu o obchodní stížnosti. Jako výchozí bod použijte jedno z ukázkových písmen uvedených zde; jednoduše klikněte na svůj výběr a otevřete PDF, které můžete upravit, uložit a vytisknout. Vizprůvodce tisknutelnými položkamipokud potřebujete pomoc.
Vzor stížnosti ohledně špatného produktu
Pokud jste zakoupili produkt, který je vadný nebo nekvalitní, a úsilí o vyřešení problému selhalo, dalším krokem je napsat dopis společnosti se žádostí o vrácení peněz nebo výměnu. V ideálním případě obchody nahradí vadné výrobky a ty, které nefungují podle očekávání. To se však ne vždy stane. Když společnosti nesprávně vyřídit stížnosti zákazníkůzpočátku může být vaším jediným prostředkem psaní stížnostního dopisu, pokud nechcete podniknout právní kroky.
Související články- Maloobchodní marketingové nápady
- Japonská obchodní kultura
- Jak s někým dělat rozhovor
Chybný dopis o reklamaci produktu
Jednoduše postupujte podle rozložení tohoto dopisu, ale přidejte své vlastní podrobnosti.
- Vlevo nahoře: Vaše jméno, adresa a telefonní číslo. Možná budete chtít uvést také svou e-mailovou adresu. Cílem je získat odpověď a čím snazší je pro zaneprázdněného manažera reagovat, tím lépe.
- Na samostatné řádky (bez mezer) zadejte jméno osoby, kterou kontaktujete, název společnosti, ulici, město, stát a PSČ.
- Přidejte svůj pozdrav. Pokud je to možné, upřesněte zde. Použijte „Vážený pane Jonesi“ místo „Vážený pane.“
- Začněte tím, že jste věrní nebo poprvé zákazníci. Příklad: „Jsem věrným zákazníkem již 20 let a zakoupil jsem mnoho vašich produktů.“
- Pokračujte fakty o tom, jak produkt selhal. Buďte co nejkonkrétnější. Uveďte datum, kdy jste položku zakoupili, kolik jste za ni zaplatili a kdy a jak nesplnila očekávání.
- Vysvětlete, jaké kroky jste podnikli k vyřešení problému. Příklad: „5. dubna jsem kontaktoval Rogera v obchodě Example City a požádal o vrácení peněz. Odmítl mi vrátit peníze. “ I když byl člověk extrémně hrubý, jednoduše se držte faktů o tom, co bylo řečeno / uděláno, a vynechejte z toho emoce.
- Nakonec začněte závěrečný odstavec a vysvětlete, co chcete na oplátku. Například chcete, aby produkt vyměnili nebo vám vrátili peníze?
- Zavřete dopis a přidejte své jméno a podpis.
Ukázkový dopis vedení o špatné službě
Když platíte za služby, jako je jídlo v restauraci, očekáváte skvělý zákaznický servis. Bohužel se to ne vždy stane. Pokud byla služba dost hrozná, můžete mít pocit, že máte nárok na službu vrácení peněz nebo výměnu. Pokud jste hovořili s manažerem bez výsledků, může být čas napsat formální stížnost poskytovateli služeb ohledně chudýchslužby zákazníkůmobdržel jste.
Špatný servisní stížnost
Přizpůsobte si dopis podle své situace.
- Do levého horního rohu stránky napište své jméno a kontaktní údaje.
- Uveďte jméno osoby, kterou kontaktujete (nejlépe regionálního manažera, vlastníka nebo generálního ředitele), obchodní jméno a adresu.
- Přidejte pozdrav. Příklad: Vážený pane Jonesi:
- Vysvětlete důvod návštěvy zařízení. Jedním z příkladů je, že tam pravidelně jíte, protože je to jedna z vašich oblíbených restaurací.
- Vysvětlete problém, ke kterému došlo. Například jste seděli hodinu, než kdokoli přišel, aby vám vzal objednávku, vaše objednávky byly špatné, číšnice na vás nadávala atd.
- Požádejte o vrácení peněz nebo výměnu. Pokud jste jedli v restauraci, možná jim budete chtít nabídnout další šanci, pokud vám pošlou dárkovou kartu odpovídající hodnoty.
- Zavřete dopis svým jménem a podpisem.
Příklad stížnosti na zaměstnance
Pokud máte v práci vážné problémy, napište dopis se stížností, který vyjadřuje znepokojení vašemu šéfovi nebo společnostilidské zdrojemanažer dělá dvojí povinnost. Nejprve může pomoci vašemu šéfovi nebo zástupci HR vyřešit situaci. Zadruhé, může chránit vaši práci, zvláště pokud problém ovlivňuje vaši práci nebo vás obtěžuje jiný zaměstnanec.
Dopis stížnosti zaměstnavatele
Na rozdíl od ostatních příkladů v tomto článku bude dopis vašemu zaměstnavateli pravděpodobně zaslán prostřednictvím interní komunikace v e-mailovém formátu. Pokud dáváte přednost psaní stížnosti na papír, ponechejte ji méně formální než ostatní písmena. I když je dobré při psaní tohoto typu dopisu používat profesionální tón a formát, není třeba uvádět vaše kontaktní údaje a jméno a adresu vašeho zaměstnavatele. Možná budete chtít použít aformát poznámkyprotože dokument je interní ve vaší společnosti.
- Datum dopisu. To je důležité v případě, že to potřebujete ukázat HR a chránit svou práci.
- Začněte pozdravem. Říkejte svému šéfovi, jak mu obvykle říkáte. Pokud je vztah formální, začněte například výrazem „Vážený pane Jonesi“. Pokud je vztah neformální, je přijatelné napsat něco jako „Milý Jim.“
- Přejděte přímo k bodu v prvním odstavci. Řekněte mu, proč píšete dopis a že problém má dopad na vaši práci. Nepřibližujte se k emocím a uvádějte pouze fakta, zejména pokud jde o obtěžování jiným zaměstnancem nebo osobní konflikt.
- Vysvětlete, jak si myslíte, že lze situaci vyřešit, ale dejte svému šéfovi vědět, že jste připraveni diskutovat o dalších řešeních.
- V posledním odstavci vysvětlete, že chcete dělat dobrou práci a proč má problém dopad na vaši práci. V ukázkovém dopise pracovník požaduje, aby do jejího oddělení bylo přidáno více zaměstnanců, protože nedostatek ovlivňuje její schopnost dobře vykonávat svou práci. Dopis končí prohlášením, že ráda naplánuje schůzku se svým šéfem za účelem projednání problému.
- Na závěr podepište dopis a přidejte své jméno.
Tipy pro psaní efektivního obchodního stížnostního dopisu
Rozzlobený nebo výhružný dopis je neúčinný. Pamatujte, že osoba, kterou oslovujete, nemusí být majitelem společnosti, která vyrobila vadný produkt, ale zástupcem zákaznického servisu, který vám pomůže. Ve vašem nejlepším zájmu je zůstat klidný a soustředěný.
- Adresujte svůj dopis konkrétní osobě. The Ministerstvo spravedlnosti v New Jersey radí spotřebitelům, aby vyhledali adresu a jméno generálního ředitele společnosti v Standard & Poor's Register of Corporations, Directors and Executives nebo v Thomas Register of American Manufacturers. Můžete se také podívat na webové stránky společnosti.
- Uveďte své kontaktní údaje. Na začátek dopisu přidejte své jméno, adresu a telefonní číslo, aby vás společnost mohla kontaktovat s možnými řešeními.
- Zahrňte kopie všech potvrzení. Přiložte také další relevantní dokumentaci týkající se vaší stížnosti. Uschovejte všechny originály.
- Na stížnostních dopisech použijte standardní obchodní formát. To bude zahrnovat odstavce s jednou mezerou s dvojitými mezerami mezi jednotlivými odstavci a bez odsazení.
- Přidejte datum na začátek dopisu. Díky tomu bude mít zaneprázdněný vedoucí pracovník okamžitě vidět, kdy přijde stížnost.
- Neroztahujte pravdu o efektu; držet se faktů. Pokud to zní přehnaně, čtenář vám možná nebude věřit a bude se zdráhat vám pomoci.
- Udržujte dopis krátký. Vedoucí pracovníci jsou zaneprázdněni lidé. Pokud uděláte dopis příliš zdlouhavý, osoba na přijímajícím konci nemusí váš dopis přečíst.
-
Napište svůj dopis. Bude to vypadat profesionálněji a bude se lépe číst. Nezapomeňte, že dopis zaslaný poštou má větší váhu než odeslání e-mailu.
Napište a odešlete dopis do jednoho týdne od incidentu nebo když produkt přestal fungovat. Adresujte vnější stranu obálky na pozornost osoby, které jste dopis adresovali, aby dorazila na pravý stůl.
Vyjádřete své obavy
Pokud máte stížnost, neměli byste se zdráhat dát svůj hlas slyšet. Většina společností bude mít zájem na tom, aby se věci daly do pořádku, aby si vás mohly udržet jako zákazníka. I když je problém v práci, je lepší mluvit zdvořile, pokud se chováte profesionálně a rozumně. Za nejlepší postup v takových situacích se považuje psaní formálního dopisu o obchodní stížnosti přizpůsobeného vaší situaci.
